Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• Up To Date B.V. (hierna UTD): de organisatie;
• Melder: degene die, al dan niet in dienst bij UTD, een misstand onder deze regeling meldt;
• Werknemer: een melder die in dienst is bij de UTD;
• Leidinggevende(n): degene die leiding geeft aan de werknemer;
• Vertrouwenspersoon: de persoon die door de leiding van UTD is aangesteld in het kader van deze regeling;

1. Misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot UTD en / of haar medewerkers, in verband met:
2. een (dreigend) strafbaar feit;
3. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
4. een (dreiging van) bewust onjuist of onrechtmatig informeren van belanghebbende:
5. een (dreigende) schending van binnen UTD geldende procedures en (gedrags-)regels;
6. een (dreiging van) bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die UTD schade kunnen opleveren;
7. een (dreigende) onregelmatigheid in de sfeer van de persoonlijke omgang.

Artikel 2 Procedures

De melder meldt een misstand bij de vertrouwenspersoon via e-mail aan info@utd.nl. Een werknemer kan gelijktijdig ook een melding doen aan zijn leidinggevende.
De vertrouwenspersoon legt de melding vast en bevestigt binnen vijf werkdagen aan melder dat de melding is ontvangen. De vertrouwenspersoon stelt het bestuur direct op de hoogte van de melding. Indien de misstand een lid van het bestuur betreft, zal de vertrouwenspersoon de overige bestuursleden direct informeren.
De vertrouwenspersoon waarborgt te allen tijde de anonimiteit van de melder, tenzij de melder schriftelijk de vertrouwenspersoon van deze verplichting ontheft.
Direct na ontvangst zal het bestuur (of overige leden van het bestuur) een onderzoek naar de misstand (laten) starten.

Artikel 3 Termijnen

Binnen een periode van acht weken van het moment van registratie van de melding overeenkomstig artikel 2 lid 2, wordt de vertrouwenspersoon door of namens het bestuur schriftelijk op de hoogte gebracht van het standpunt van het bestuur omtrent de misstand evenals van de te nemen of reeds genomen maatregelen.
Indien het niet mogelijk is om het standpunt binnen de in het eerste lid genoemde termijn te geven, zal het bestuur de vertrouwenspersoon hiervan tijdig in kennis stellen en de termijn noemen waarin alsnog een standpunt zal worden gegeven.
De vertrouwenspersoon stelt de melder direct van het standpunt op de hoogte. Daarbij wordt aangegeven of, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.

Artikel 4 Rechtsbescherming

Het bestuur (of de vertrouwenspersoon) zorgt dat de melder die te goeder trouw en volgens onderhavige regeling een melding van een misstand heeft gedaan, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld.
Indien een melder de melding op andere wijze dan overeenkomstig onderhavige regeling heeft gedaan dan wel rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan hem dat mogelijk worden aangerekend.

Artikel 5 Werking en publicatie

Deze regeling treedt in werking per 1 maart 2021.
Deze regeling zal worden gepubliceerd op de website van UTD.